Acompanhar os KPIs da gestão universitária é muito importante para tomar decisões importantes relacionadas a estratégia da sua IES.
Em muitos casos, esses KPIs são os maiores guias da saúde geral da sua instituição. Através deles, você tem acesso a dados somados à sua intepretação, e toma decisões bem informadas e, portanto, melhores.
Mas que KPIs são esses? Como determiná-los, medi-los e agir sobre o que eles estão determinando?
É sobre isso que vamos falar nesse texto. Tudo pronto para conhecer 14 KPIs da gestão universitária?
Então começando:
O que são KPIs?
KPIs são indicadores chave de performance – da sigla key performance indicators. Eles são uma mistura de dados brutos com interpretação.
Esses indicadores chave mostram um panorama de algum departamento ou área específicos da sua IES.
Para você entender melhor, vamos imaginar um KPI como exemplo: a razão professores/turmas.
Dados brutos não conseguem mostrar nuances. Você pode até saber quantos professores sua universidade tem, mas sem entender quantas turmas, é impossível dizer se eles estão com tempo livre ou à beira de um burnout.
Esse KPI então, que podemos chamar de “índice de trabalho”, tem uma unidade de interpretação dentro dele, expresso pela razão professores/turmas.
A equação é bem simples: Indicador = Dado + Interpretação. Os indicadores chave são os mais importantes para comprovar uma hipótese empresarial.
Como usar KPIs na universidade?
Esse exemplo ilustra bem como usar KPIs na gestão universitária – para acompanhar indicadores importantes para o seu lucro e operação.
No caso do índice de trabalho, é importante que os professores não fiquem sobrecarregados ou tenham turmas de menos.
No primeiro caso, o professor vai perdendo aproveitamento, e você pode acabar perdendo alunos. No segundo, você ainda está pagando o salário do professor, então é interessante que ele não fique com muito tempo ocioso.
E esse é apenas um KPI. Com outros, relacionados às áreas específicas que você quer monitorar, você vai montando sua plataforma de análise, e a gestão universitária vai ficando cada vez melhor.
A maior importância dos KPIs da gestão universitária é o acompanhamento. Você nunca é pego desprevenido, porque está monitorando seus indicadores mais importantes.
Os 14 principais KPIs para universidades particulares
Até agora demos apenas um exemplo, mas temos mais 14 KPIs inéditos da gestão universitária para te ajudar.
O mais interessante sobre os KPIs é a sua versatilidade. Eles servem para tomadas de decisão de alto impacto, mas também para mostrar como está o dia a dia da sua instituição.
Em alguns casos, KPIs vão determinar a abertura ou o fechamento de uma turma ou até de uma faculdade inteira – lembre-se da diferença entre faculdade e universidade.
Mas em outros, os KPIs vão trabalhar nos bastidores – eles ilustram a necessidade de novos professores, de alterações no método pedagógico etc.
Essa qualidade versátil é que torna os KPIs tão populares. Eles servem para tudo!
Nada melhor do que ilustrar essa utilidade tão grande mostrando mais exemplos, cada um com uma área de atuação distinta.
Vamos para o primeiro:
Taxa de evasão
A taxa de evasão é um KPI que informa quantos alunos estão deixando sua instituição comparando com quantos novos estão entrando.
Já fica fácil perceber a combinação de dado + interpretação nesse KPI, certo? Saber quantos alunos estão saindo é importante, mas saber se você está conseguindo repô-los é uma questão de saúde financeira.
Nós temos um texto bem mais completo que fala sobre a taxa de evasão. Nele, determinamos dois cálculos – um mais simples e outro mais complexo.
O cálculo mais simples consiste em captar quantos alunos estão saindo da universidade antes de terminar seu curso, dividir pelo número de novos alunos e multiplicar por 100.
O mais complexo é bem mais preciso. Veja a fórmula determinada pelo Instituto Lobo, empresa de pesquisas educacionais que realiza medições assim há 15 anos:
P = [M(n) – Ig (n)] / [M(n-1) – Eg (n-1)]
P = Permanência; M (n) = Matrículas no ano; M (n-1) = matrículas do ano anterior ao período analisado (n); Ig (n) = novos ingressantes no ano analisado; Eg (n-1) = quem concluiu o curso no ano anterior;
Depois de encontrar o valor de P, é necessário fazer uma outra conta para encontrar o percentual da taxa de evasão universitária. Essa é mais simples:
T.E. = 1 – P (multiplicar por 100).
Taxa de ocupação
Outro KPI da gestão universitária é a taxa de ocupação. Ao contrário da taxa de evasão, esse KPI busca entender o aproveitamento total das suas turmas.
Turmas com baixa ocupação são um problema. Se você disponibiliza 50 vagas, a expectativa é que todas essas vagas sejam ocupadas.
Normalmente, uma taxa de ocupação baixa está relacionada com dificuldades na captação de matrículas. É preciso trabalhar bastante nessa área para que ela volte ao normal.
A taxa de ocupação é calculada de um jeito bem simples. Divida o número total de alunos em um curso pela quantidade de turmas que ele tem, depois multiplique por 100 para ter a porcentagem.
CAC
O custo por aquisição de clientes é uma métrica muito importante de acompanhar. Esse KPI está relacionado com o quanto você gasta para conseguir captar um aluno na sua universidade.
É importante conhecer essa métrica porque, dependendo do custo desprendido em ações de marketing, captar novos alunos vai se tornando inviável.
Um CAC maior do que um mês inteiro de mensalidade indica que a sua margem de lucro está muito baixa – lembre-se que as mensalidades cobrem outros custos, como manutenção e salários.
O cálculo do CAC é feito dividindo o seu orçamento total em marketing pela quantidade de matrículas que suas ações trouxeram.
NPS
O NPS é o net promoter score, um dado captado através de uma pesquisa de satisfação simples.
A metodologia é simples: você elabora um questionário geral ou específico, algo como “o que você acha dos nossos planos de pagamento para inadimplentes?”, e pede para as pessoas pesquisadas responderem com um número de 1 a 10.
1 é menos satisfeito, enquanto 10 é plenamente satisfeito.
Depois de recolher as respostas, é necessário somar todas as respostas e dividir pelo número de respondentes.
O resultado você acompanha na imagem abaixo:
Quantidade de bolsistas
É bastante importante acompanhar esse KPI financeiro, porque ele vai te permitir tomar decisões importantes para o futuro da sua instituição.
As bolsas em universidades particulares são obrigatórias pela Lei da Filantropia, e mesmo que não fossem, elas também trazem bastante interesse do público e são geralmente usadas como um argumento de marketing.
Mas da mesma forma, é importante que a sua quantidade não extrapole seus limites. Acompanhe a evolução de bolsistas ao longo do ano **dividindo a quantidade total pelo número de cursos que você oferece. **
Custo percentual dos trabalhadores
Outro KPI financeiro fundamental para a gestão universitária é o custo percentual dos seus trabalhadores.
O quanto os salários de todos mundo que trabalha na universidade representa em relação ao orçamento anual total?
Esse indicador é importante porque ele mostra se você tem liberdade para contratar mais pessoas ou se está na hora de cortar custos.
O cálculo é simples: divida o custo total da sua equipe pelo orçamento anual e multiplique por 100.
Custo percentual dos professores
Outro cálculo bastante similar ao anterior, o custo percentual dos professores vai te oferecer uma interpretação da quantidade do orçamento desprendida diretamente à equipe docente.
Para calcular divida o custo dos seus professores pelo orçamento anual e multiplique por 100.
Com essas informações em mãos, você pode analisar vários pontos. Se os professores estão sendo bem remunerados, se você tem liberdade para contratar mais etc.
Custos administrativos por aluno
O quanto sua IES está gastando com cada aluno? Esse índice é bastante importante e deve ser feito por cada faculdade – já que os custos são tão variados que uma média não conseguiria expressá-lo bem.
Para fazer o cálculo, simplesmente divida todos os custos de uma faculdade pela quantidade de alunos que estudam nela full time.
Com esse índice nas mãos, fica fácil determinar o quanto cada aluno daquela faculdade custa. Com médias de gastos passados, é possível determinar se você está gastando muito ou pouco.
###Margem de contribuição
A margem de contribuição te ajuda a entender o quanto seus custos variáveis impactam no seu orçamento.
O cálculo é bem simples de fazer: para ter o indicador, subtraia o valor dos custos fixos e despesas variáveis do seu preço de venda líquido. O resultado é a sua margem de contribuição.
Retenção de professores
Seus professores estão ficando na sua universidade ou saindo logo após um ou dois anos?
Esse é um KPI da gestão universitária expresso por uma média. Nesse cálculo, vamos analisar a quantidade média de anos que um professor passa trabalhando na sua universidade.
Números muito baixos vão indicar problemas com a retenção, o que atrapalha diretamente a vida acadêmica dos alunos.
Pense só: um aluno que se forma, faz mestrado, doutorado e pós-doc vai ficar no mínimo 10 anos estudando na sua universidade. E professores parceiros, que o acompanham nessa jornada, é fundamental.
Para chegar no índice, some os anos de carreira de toda a sua equipe docente. Depois divida pela quantidade de professores trabalhando hoje.
Como começar a analisar seus KPIs?
O melhor jeito de captar as informações e organizar seu trabalho é através de um sistema de gestão universitário.
Com um à sua disposição, você consegue todas as informações das quais os KPIs dependem em uma única plataforma.
É importante considerar, porém, que você vai precisar de muitas informações. Então, quanto mais dinâmico for o seu sistema, melhor.
Ele precisa organizar seu financeiro, secretaria, gestão de equipamentos, vestibulares, matrículas e o que mais for possível. Na hora de escolher, baseie-se nisso.
Para aprofundar essa conversa, porque não vamos direto para o texto sobre administração escolar? Expandimos mais esses KPIs por lá!
Obrigado pela leitura e até o próximo texto.
