A gestão de documentos acadêmicos vai muito além de manter arquivos organizados. Em um cenário de novas exigências legais e riscos crescentes, faculdades e universidades que ainda dependem exclusivamente de documentos físicos podem enfrentar sérios problemas, tanto legais quanto operacionais.
Os Riscos de Manter Documentos Físicos
Manter documentos em papel expõe sua instituição a diversos riscos:
- Perda ou extravio de documentos importantes
- Danos por incêndio, alagamentos ou deterioração natural
- Acesso não autorizado a dados sensíveis
- Dificuldade para localizar informações rapidamente
Além desses problemas práticos, o uso exclusivo de documentos físicos coloca a instituição em não conformidade com as exigências do Ministério da Educação (MEC) e com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
O Que Dizem as Normas e Leis
O MEC, por meio de legislações recentes, recomenda a adoção de sistemas digitais de gestão documental como forma de garantir integridade, autenticidade e segurança das informações acadêmicas. Já a LGPD exige que qualquer instituição que lide com dados pessoais adote medidas efetivas de proteção e controle sobre as informações que armazena.
Ignorar essas exigências pode resultar em:
- Sanções legais e administrativas
- Danos à reputação da instituição
- Perda da confiança de alunos, pais e órgãos reguladores
A Solução: Send Educacional com GED
Com o Send Educacional, sua faculdade ou universidade ganha acesso a um Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) completo, seguro e totalmente em conformidade com a legislação vigente.
Entre os principais benefícios estão:
- Digitalização e centralização de documentos acadêmicos e administrativos
- Possibilidade de anexar documentos físicos digitalizados e armazená-los de forma segura
- Documentos novos gerados no sistema já ficam automaticamente gravados e organizados
- Acesso rápido e seguro a qualquer informação
- Eliminação de papelada e redução de custos operacionais
- Adequação total às exigências do MEC e da LGPD
Além disso, o Send Educacional conta com uma funcionalidade exclusiva que permite:
- Anexar facilmente documentos digitalizados aos prontuários e históricos dos alunos
- Garantir que todo novo documento gerado no sistema já seja salvo automaticamente no ambiente GED, sem necessidade de uploads manuais
Essa automação proporciona ainda mais segurança, economia de tempo e evita erros humanos no arquivamento de documentos.
Por Que Escolher o Send Educacional?
Nosso ERP foi desenvolvido especialmente para atender as necessidades de instituições de ensino superior, oferecendo não apenas a gestão acadêmica e financeira, mas também um ambiente seguro e prático para guardar e acessar documentos importantes.
➡️ Sua faculdade ou universidade estará protegida contra riscos legais e físicos
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